Webinar: Fast Implementation Roadmap for Maintenance Management

In maintenance, every minute of downtime generates real losses. The DHL Express team in Austria learned this firsthand, struggling with information chaos, missing documents, and a lack of inventory control. The solution was the implementation of a modern CMMS system – QRMaint .

During a recent webinar, Artur Czachor (Senior Territory Manager for International Markets at QRMaint) and Sandro Vanko (Engineering Supervisor at DHL Express Austria) shared the behind-the-scenes of this transformation. They demonstrated that digitalizing maintenance can be fast, practical, and deliver immediate value.

Everyday life before change, or the trap of reactivity

Before QRMaint was deployed at seven Austrian DHL Express hubs, the work of 12 technicians was like constantly “putting out fires.” As Sandro Vanko recalls, preventative measures were practically nonexistent – ​​the team only responded when a failure occurred.

How DHL Express Austria implemented QRMaint:

Sandro Vanko, DHL Express Austria:

“We were working with A4 sheets of paper prepared by the system integrator. These sheets were constantly getting lost in binders – when someone needed them, they were never found. Our spare parts warehouse was also incredibly chaotic. After conducting an inventory, it turned out that due to repeated, mistaken orders, we had a stockpile of some sensors for the next 20 years!”

The lack of repair records meant that crucial knowledge about the machines remained solely in the minds of employees. In such a time-sensitive industry as logistics and parcel sorting, this prevented effective cost planning and work optimization.

Digital revolution in three weeks

After extensive testing, DHL Express chose QRMaint, which offered the best price-to-feature ratio and the most intuitive user interface. The implementation process itself took just three weeks . During this time, the team:

• He photographed, categorized and counted approximately 7,500 spare parts (supplementing data on prices and suppliers).

• He introduced over 1,200 assets into the system .

• He tagged physical machines with QR codes .

By linking QR codes to technicians’ smartphones, they gained immediate access to operating instructions, photographic documentation and a list of parts assigned to a specific device.

Team acceptance is the key to success

Implementing changes in a company’s structure can be challenging, especially when the age of the employees varies. However, the QRMaint interface proved simple enough that senior technicians adopted the new technology without any problems. Today, Vanko emphasizes, none of the employees can imagine returning to the paper era.

Global scale and unique features of QRMaint

QRMaint currently supports approximately 30,000 users in over 35 countries , serving over 800 clients worldwide. The system was designed by experts to be easier to use than traditional manual methods.

Key features of the system:

• Przejście z modelu reaktywnego na prewencyjny: Automatyczne harmonogramy, powtarzalne zadania i listy kontrolne (checklisty) drastycznie zmniejszają liczbę nagłych awarii.

• Nielimitowane konta zgłaszających (Unlimited Requester Accounts): Każdy pracownik firmy (np. pracownik produkcyjny czy biurowy) może bezpłatnie i bez limitów zgłosić usterkę – wystarczy, że wyciągnie telefon i zeskanuje publiczny kod QR przypisany do danego miejsca czy urządzenia, by w minutę wysłać formularz do kierownika utrzymania ruchu.

• Interaktywne plany pięter (Floor plans): Możliwość precyzyjnego naniesienia znacznika na mapę obiektu (np. wskazanie pękniętej kafelki lub przeciekającego dachu), co ułatwia nawigację młodszym stażystom i zewnętrznym serwisantom.

• Pełna historia zasobu na wyciągnięcie ręki: Każde zgłoszenie i zlecenie pracy (work order) zapisuje się na cyfrowej karcie maszyny, budując rzetelną bazę danych do analizy KPI (np. czasu MTTR – średniego czasu do naprawy).

• 

Jak zacząć? Strategia małych kroków

Artur Czachor zaznacza, że wdrożenie systemu CMMS nie musi oznaczać paraliżującego i drogiego projektu IT. QRMaint proponuje elastyczne podejście:

1. 30-dniowy darmowy okres próbny: Rejestracja przez stronę WWW pozwala jednej osobie przetestować pełne możliwości systemu oraz aplikacji mobilnej.

2. Model etapowy (Phased rollout): Zamiast rewolucji od pierwszego dnia, firma może najpierw przetestować kluczowe scenariusze (use cases) na jednej lokalizacji, a dopiero po walidacji efektów przeskalować system na pozostałe oddziały (multi-site).

Przejście ze środowiska pełnego chaosu i rozproszonych programów do uporządkowanego, cyfrowego modelu zajmuje średnio od 3 do 6 tygodni. Case study DHL Express Austria pokazuje, że nowoczesny CMMS to nie „modny gadżet”, ale realne narzędzie ratujące budżet i czas działów technicznych.